Huishoudelijk reglement

Inhoudsopgave
 
   1. ALGEMENE BEPALINGEN
   2. DAGELIJKS BESTUUR
   3. HUISHOUDELIJK REGLEMENT
   4 ONKOSTEN VERGOEDINGEN
   5 SLOTBEPALING

 

1.  Algemene bepalingen

Artikel 1.1.
In dit reglement wordt verstaan onder:
   1. stichting: Stichting Ondersteuning Ubuntu-NL (of SOUNL);
   2. statuten: de statuten van de Stichting Ondersteuning Ubuntu-NL;
   3. reglement: Het huishoudelijk reglement van Stichting Ondersteuning Ubuntu-NL; 
   4. de jaarvergadering: De vergadering van bestuur, zoals bedoeld in artikel 5 lid 2 van de statuten;
   5. het bestuur: Het orgaan genoemd in artikel 3 lid 1 van de statuten;

 

2.  Dagelijks Bestuur

Artikel 2.1.
Het is de verantwoordelijkheid van de voorzitter:
   1. algemene leiding te geven aan de stichting; 
   2. vergaderingen en bijeenkomsten van het bestuur te leiden;
   3. toezicht te houden op de werkzaamheden van alle bestuursleden, en deze te coördineren;
   4. contacten buiten de stichting te onderhouden voor zover deze contacten niet onder de verantwoordelijkheid van een ander bestuurslid vallen.
   5. geldmiddelen te verwerven middels sponsoren
 
Artikel 2.2.
Het is de verantwoordelijkheid van de secretaris:
   1. de algemene correspondentie te verzorgen, waarvan hij kopie houdt;
   2. ervoor te zorgen dat alle vergaderingen, bijeenkomsten, verkiezingen en stemmingen tijdig worden aangekondigd. Indien er een termijn in statuten en / of HR staat aangegeven dient deze te worden gerespecteerd;
   3. de notulen van de bestuursvergaderingen tijdig uit te werken, te verspreiden en te archiveren;
   4. een secretarieel jaarverslag te maken;
   5. een goed beheer en onderhoud van het archief te voeren;
 
Artikel 2.3.
Het is de verantwoordelijkheid van de penningmeester:
   1. de algehele financiële situatie van de stichting in de gaten te houden;
   2. de gelden van de stichting te beheren;
   3. verantwoording aan het bestuur af te leggen over de in lid twee genoemde gelden;
   4. het financieel jaarverslag te maken;
   5. dat de boekhouding een actueel beeld geeft van de huidige situatie;
   6. erop te letten dat de begroting wordt nageleefd;
   7. er voor te zorgen dat de boekhouding te allen tijde beschikbaar en bereikbaar is voor de bestuursleden;
 
Artikel 2.4.
Het is de verantwoordelijkheid van de materiaal beheerder:
   1. de materiële eigendommen, zaken, van de stichting te beheren;
   2. zaken uit te lenen aan vrijwilligers zodat deze kunnen bijdragen aan het doel van de stichting;
   3. een materiaalboek bij te houden waarin wordt vastgelegd waar en bij wie de verschillende zaken zich bevinden, en voor welke periode;
   4. dat het materiaalboek een actueel beeld geeft van de huidige situatie;
   5. er voor te zorgen dat het materiaalboek te allen tijde beschikbaar en bereikbaar is voor de bestuursleden;
 
Artikel 2.5.
Het is de verantwoordelijkheid van de fondsen werver:
   1. geldmiddelen te werven door middel van sponsoring, subsidies, vrijwillige bijdragen, donaties, erfstellingen, legaten alsmede schenkingen, giften en alle andere wettige middelen.
 
Artikel 2.5.
Verder is het bestuur verantwoordelijk voor:
    1. het bijhouden van een overzichtelijke administratie betreffende de activiteiten van de stichting;
   2 een goed beheer van eigendommen van de stichting en ter beschikking gestelde roerende goederen;
   3. het op de hoogte zijn en naleven van contracten met derden.
   4. het zorgen voor voldoende inkomsten zodat de stichting aan zijn financiële verplichtingen kan voldoen.
 
Artikel 2.6.
Te allen tijde dient er duidelijkheid te zijn welk bestuurslid de verantwoordelijkheid voor de in artikel 2.1 tot en met 2.5 omschreven taken heeft. In het bijzonder bij het aantreden van het bestuur dient zij aan te geven hoe bovenstaande verantwoordelijkheden verdeeld zijn. Het verschuiven van de taken gedurende het bestuursjaar, dient te worden besloten in een bestuursvergadering.
 
Artikel 2.7.
Het bestuur dient na te streven dat de relaties tussen SOUNL en andere organisaties zo goed mogelijk onderhouden worden. 
 
Artikel 2.8.
   1. Ieder bestuurslid heeft het recht om een beslissing uit te laten stellen die niet op de agenda staat;
   2. Bestuursbesluiten worden bij meerderheid van stemmen genomen;
   3. Bij stakende stemmen wordt een voorstel verworpen;
   4. Bij een keuze uit twee of meer alternatieven waarvan geen van de voorstellen een meerderheid krijgt, wordt opnieuw gestemd tussen de twee voorstellen die bij de oorspronkelijke stemming de meeste stemmen behaalden;
   5. Als de stemmen bij onderdeel 4 weer staken beslist de voorzitter, tenzij de huidige situatie behouden een van de resterende alternatieven is, dan blijft de situatie ongewijzigd.
 
Artikel 2.9.
Artikel 2.8 is niet van toepassing in die situaties waarvoor de statuten of andere artikelen van dit reglement een alternatieve procedure geven.

 

3.  Huishoudelijk reglement

Artikel 3.1.
Wijzigingen in het huishoudelijk reglement kunnen alleen aangebracht worden door het bestuur. Hiertoe worden de artikelen die ter wijziging, toevoeging en / of verwijdering worden aangedragen in de bestuursstukken opgenomen.

 

4. Onkosten vergoedingen

Artikel 4.1
Alleen door vrijwilligers en bestuurders van de stichting daadwerkelijk gemaakte onkosten  worden vergoed.
 
Artikel 4.2
Alle onkostenvergoedingen dienen door het bestuur goedgekeurd te worden.
 
Artikel 4.3
Bestuurders van de stichting ontvangen alleen onkostenvergoedingen die ook vergoed zouden worden voor vrijwilligers van Ubuntu-NL wanneer deze vergelijkbare onkosten zouden maken.

 

5.  Slotbepaling

Bij geschillen over interpretatie van de statuten en/of het huishoudelijk reglement beslist het bestuur.